Lieu : Torys, Montréal
Le/la Représentant(e) des services à la clientèle est responsable des opérations quotidiennes des espaces destinés aux clients, y compris les salles de réunion et les aires de réception, ainsi que des environnements internes tels que les salons du personnel et les salles de bien-être.
Principales responsabilités :

Gestion des espaces clients

Préparer, installer et nettoyer les salles de réunion avant et après les rencontres, en veillant à répondre à tous les besoins des clients, y compris les services de nourriture et de boissons.
Configurer le mobilier modulaire des salles de réunion selon les exigences des réunions.
Coordonner les services de traiteur et gérer la présentation ainsi que le réapprovisionnement des rafraîchissements.
Assurer la relève pour effectuer des essais techniques (dry runs) et soutenir l’installation de la technologie des salles de réunion afin de garantir le bon déroulement des rencontres.
Maintenir la propreté et l’organisation de tous les espaces destinés aux clients, y compris les cuisines de service, les toilettes universelles, les salles téléphoniques et les vestiaires.
Fournir un soutien de remplacement pour la réception durant les pauses/diners, vacances et absences, ce qui inclut :

Accueillir les clients et visiteurs de manière courtoise et professionnelle, en veillant à répondre rapidement à leurs besoins.
Répondre et diriger les appels entrants, prendre des messages précis et fournir les renseignements nécessaires.
Gérer le courrier et les colis entrants/sortants.

Gestion des espaces internes

Surveiller et réapprovisionner quotidiennement les fournitures du salon du personnel afin d’assurer la disponibilité des rafraîchissements et des articles essentiels.
Assurer le service et l’entretien des équipements de cuisine (notamment les cafetières HLF).
Maintenir la propreté et l’ordre dans les espaces internes tels que le salon du personnel, la salle de bien-être, les bureaux internes et les aires communes partagées.
S’assurer que les avocats visiteurs disposent des fournitures nécessaires avant leur arrivée (stylos, surligneurs, papier, etc.) et effectuer la configuration ou le remplacement de claviers ou d’équipements au besoin.

Qualifications :

1 à 2 ans d’expérience pertinente, de préférence dans un cabinet d’avocats ou une entreprise de services professionnels.
Aptitude technique pour utiliser et dépanner l’équipement, y compris le matériel de présentation, les unités de téléconférence, les systèmes de vidéoconférence, les microphones et les photocopieurs.
Solide connaissance de la suite Microsoft Office.

Compétences essentielles 

Excellente orientation service client, combinée à la capacité de gérer simultanément les besoins de plusieurs clients.
Excellentes compétences en communication (orale et écrite) et capacité d’interagir avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation, en anglais comme en français.
Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps pour établir les priorités et respecter les délais avec un minimum de supervision.
Doit être flexible, autonome, et capable de travailler tant individuellement qu’en équipe.
Jugement sûr, notamment pour traiter des informations confidentielles avec la plus grande discrétion.
Flexibilité pour effectuer des heures supplémentaires en soirée et la fin de semaine, au besoin.
Capacité à déplacer (pousser/tirer) du mobilier lourd de salle de réunion (tables à plateau pivotant, cloisons coulissantes, etc.) et à soulever de 50 à 75 lb.

Excellentes aptitudes de communication (verbale et écrite) en français et anglais. Maîtrise de la langue anglaise pour communiquer avec la maison mère, les partenaires et les fournisseurs assignés présents à un niveau national ainsi que les commanditaires, sur une base quotidienne.