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Office Administrator, Full Time, Contract
ID de demande : ADMIN006678
Catégorie : Administrative Services
Marque : ESFM
Statut de l’emploi : Hourly
Taux de départ : $.00 CAD
Emplacement : 910 Mainland Street, Vancouver, BC
Catégorie : Administrative Services
Marque : ESFM
Statut de l’emploi : Hourly
Taux de départ : $.00 CAD
Emplacement : 910 Mainland Street, Vancouver, BC
Date d’affichage : 2026-08-19T11:00:18.46Z
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À PROPOS DE NOUS
ESFM est la division corporative de gestion intégrée des installations (IFM) du Groupe Compass Canada et œuvre dans le secteur des entreprises et des industries. En plus de fournir des services dans les sièges sociaux canadiens de plusieurs entreprises multinationales, la liste des clients d’ESFM comprend des noms connus dans les marchés des télécommunications, du divertissement, des pharmaceutiques, de l’industrie pétrolière et gazifière, de la transformation des aliments et de l’automobile.
L’ESFM réalise elle-même 80% de toutes de solutions de gestion intégrée des installations fournies aux clients. Ce modèle crée une expérience d’accueil cohérente pour nos clients, ce qui se traduit par un engagement et une productivité plus élevée de la part de leurs employés.
Final compensation will be determined based on relevant skills, experience, qualifications, and internal equity. We are committed to offering competitive compensation and comply with all applicable pay transparency legislation. Further details regarding our total rewards offerings will be shared by the Talent Acquisition team during the hiring process. Please note that artificial intelligence–based tools may be used at certain stages of the recruitment and applicant screening process.
Full-time three month contract.
As an Administrative Assistant, you will:
Oversee general operation of the unit office to include upkeep of operating cost records, associate files, compliance, record retention in addition to organization and filing of records and other operational supporting documentation that may be required
Answer telephones and direct inquires in a professional manner
Maintain confidential personnel files
Assist management staff in preparing confidential employment documents, including but not limited to proposed disciplinary notices
Open and route incoming mail, answers correspondence and prepares outgoing mail
Assist with staffing, including finding staff when employees call out on short notice
Process vendor invoices for payment – making sure there is no discrepancy in pricing
Perform monthly vendor statement reconciliations
Assist in preparation of end of month financial reports
Attend in-service and/or safety meetings as required. Follow all safety procedures at the site.
Assist with office management tasks, audits, inspections, and rounds as needed.
Assist and coordinate small projects, sourcing vendors, manage vendor services and update ticketing systems for site services.
Assist with site services, client applications, and programs available to the client (event requests, catering, etc)
Back-up support for other administrative team members
About you:
Post-secondary education in Office Administration, and/or one to two years of office administration experience
Strong verbal and written skills, with an ability to maintain good relationships with suppliers, staff, clients
Strong computer skills and ability to learn various software programs quickly
Ability to adapt to a changing and fast-paced environment
Excellent interpersonal skills
Ability to meet strict deadlines and take direction/feedback
Microsoft Office proficiency
QUEL SONT LES AVANTAGES POUR VOUS?
- Rejoignez une compagnie primée. Nous avons été reconnus pour être un des meilleurs lieux de travail par Great Place to Work, en plus d’avoir été nommé un des meilleurs lieux de travail dans l’industrie de la vente au détail et de l’accueil. Nous avons également été sélectionné pour figurer sur les listes FORTUNE Global 500 et FORTUNE World’s Most Admired Companies.
- Les occasions avec nous sont infinies. En tant que plus grande entreprise de services alimentaires et de soutien au monde, nous offrons une vaste gamme de possibilités d’apprentissage et de carrière à tous nos associés.
- Santé et sécurité. La santé et la sécurité de nos associés, clients et invités ont toujours été notre priorité absolue. Nous avons mis en place les bons processus pour nous assurer que nos équipes ont le soutien dont elles ont besoin pour rester en sécurité, tout en aidant à assurer la sécurité de nos clients.
- Avantages pour la santé. Pour nos associés admissibles, nous offrons une couverture complète en matière de santé, de vision et de soins dentaires.
- Un accent sur le mieux-être et la santé mentale. Maintenant, notre initiative en santé mentale et en bien-être a été créée pour partager des ressources dignes de confiance avec nos associés et les communautés que nous servons sur une variété de sujets, y compris le mieux-être mental, physique, spirituel et financier. Nous avons également un programme d’aide à l’emploi qui permet à nos associés d’avoir accès à du soutien, des ressources et de l’information 24 h/24, 7 j/7.
- Nous sommes aussi diversifiés que nos clients. Nous croyons que des environnements diversifiés et inclusifs favorisent l’innovation et la collaboration, tout en profitant à nos associés et clients. Nous nous engageons à Écouter, Apprendre et Agir; nos conseils d’action pour l’inclusion dans la diversité (DIAC) sont des groupes dirigés par des associés qui cherchent à favoriser l’inclusion par la sensibilisation culturelle, l’engagement et l’appréciation de la diversité. Ensemble, nous sommes plus forts!
Le Groupe Compass Canada est déterminé à former un main-d’œuvre et un milieu du travail diversifié représentant les communautés au sein desquelles nous exerçons nos activités. Nous encourageons à postuler et nous avons le plaisir de considérer tous les candidats qualifiés, sans égard à la race, la couleur, la citoyenneté, la religion, le sexe, l’état civil, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, le statut d’autochtone, l’âge, ou les personnes nécessitant une solution d’adaptation.
Pour les demandes des solutions d’adaptation pendant le processus d’embauche, veuillez communiquer avec ukg.recruitment@compass-canada.com pour obtenir de plus amples renseignements.
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